In diesem Buch erfahren Sie, wie digitale Veranstaltungen emotional berühren können. 28 erfahrene Event-Manager und Kommunikations-Experten haben ihr Know-how zusammengetragen, wie Berührung auch auf Distanz gelingen kann. Sie zeigen, was es dazu in den Vorbereitungen, im Verlauf über Ankommen und Einstieg, im dialogischen Prozess bis hin zum Check-out und nach der Veranstaltung braucht. Der Raum für die Begegnung von Menschen muss inszeniert werden– bei virtuellen Begegnungen, noch detaillierter, einfühlsamer und zielgerichteter als bei physischen. In diesem Buch erhalten Sie Inspirationen, wie Sie das Gefühl des Getrennt-seins überwinden und Menschen in einen echten Kontakt bringen können – vom internationalen Management-Meeting bis zur lokalen Bürgerbeteiligung, vom intensiven Online-Training zur virtuellen Zusammenarbeit bis zur Online-Lehre.Anhand vieler Praxisbeispiele erhalten Sie Ideen, wie Online-Meetings auch hinsichtlich Emotionen, tiefgreifendem Dialog und soziodynamischer Prozesse gelingen können.
Aus dem Inhalt
- Wie kann die virtuelle Realität das Gefühl der tatsächlichen Teilnahme erzeugen?
- Wie lassen sich persönliche Begegnungen intelligent matchen?
- Wie und mit welchen Methoden gelingt Interaktivität?
- Wie werden Veranstaltungen inhaltlich relevant und menschlich authentisch?
- Welche vielfältigen und einfach zu bedienenden Werkzeuge oder Methoden haben sich bewährt?
- Wie kann eine wirksame Dramaturgie echte Gefühle bei den Teilnehmern schaffen?
- Wie bereiten wir uns persönlich vor, wenn wir ein Online-Veranstaltungen durchführen wollen?
Für jeden Buchbeitrag hat Hans-Jürgen Frank eine oder mehrere Zeichnungen angefertigt. Sie können hier kostenlos heruntergeladen werden.
Die Expedition zieht weiter. Dieses Buch ist ein Zwischenschritt zu noch berührenderen und noch freudvolleren Veranstaltungen, unabhängig ob online, offline oder gemischt. Wir freuen uns über Rezensionen, Einladungen zu Lesungen, weitere Ideen und herausfordernde Aufgaben.
Die Herausgeber
Kontakt zu den Herausgebern
Die Autoren und Inhalte
Was uns online begeistern kann – Ergebnisse aus unserer Expedition
Prof. Stefan Luppold
Wolfgang Himmel
Neo-hybride Events
Prof. Stefan Luppold, Duale Hochschule Baden-Württemberg, Messe- und Eventmanagement, Ravensburg
Bürgerbeteiligung gelingt auch digital
Wolfgang Himmel, Expeditionsbegleiter, Konstanz
Künstlerische Co-Kreation
Hans-Jürgen Frank, Dialogarchitekt, München
Zwangs-virtualisierte Events – Erfahrungen aus der Praxis
Claudia Nielsen, Eventberaterin, Oestrich-Winkel
Never host alone
Dr. Christian Kemper, inbetweener, Bonn
Virtuelle Begegnungen inszenieren
Dr. Christina Buttler, MCI
Immersive Technologien als Transformationsbegleiter
Philipp Kahl, Digitales Zukunftszentrum Allgäu, Leutkirch
Angewandte Improvisation
Roberto Hirche, Improtheater, Konstanz
Teamentwicklung: Handfeste Übungen für den digitalen Raum
Lars Pohl, Sportwissenschaftler und Teamtrainer, Konstanz
Es kommt immer auf die Bewertung an – Kollektive Intelligenz mit großen Gruppen
Andreas Greve, nextpractice GmbH, Bremen
Die Teilnehmenden an digitalen Beteiligungsveranstaltungen
Prof. Dr. Frank Brettschneider, Uni Hohenheim
Wolfgang Himmel, Expeditionsbegleiter
Ästhetische Prozessgestaltung online: Die Wahrnehmung intensivieren – im Zusammenspiel virtueller und realer Elemente
Prof. Dr. Susanne Blazejewski, Alanus Hochschule für Kunst und Gesellschaft, Bonn
Responsible Leadership online: Gemeinschaftsverantwortliches Führen in virtuellen Erlebnisräumen
Prof. Dr. Nicola Pless, University of South Australia
Prof. Dr. Thomas Maak, University of Melbourne
Hans-Jürgen Frank
Digitale Veranstaltungsplattformen
Prof. Dr. Thomas Bauer, DHBW-Ravensburg
Timo Kargus, Chief Revenue Officer (CRO) at WorldHostingDays, Stuttgart
Felix Josephi, CEO at PIRATEx – Online Events Done Better, Köln
Berührende Vorträge bei einem Online-Kongress – Referenten informieren, qualifizieren und motivieren
Cornelia Ilg, tcworld GmbH, Stuttgart
Online Meetings besser als ihr Ruf?
Thomas Wolter-Roessler, twr GmbH, Stuttgart
Herausforderung Customer Experience bei digitalen Veranstaltungen
Susanne Doppler
Michelle Kraut
Adrienne Steffen
Business Meetings — Verbindungen schaffen in virtuellen Räumen
Dr. Eugenia Schmitt, München
Experience Economy und virtuelle Live Communication
Lea Ott, Think Future. Drive Digitalization, Mannheim
Virtuelle Veranstaltungen fanden lange keine große Beachtung in der Live Communication, da besonders emotionale und multisensuale Erlebnisse schwierig in den digitalen Raum zu übertragen sind. In der Corona-Pandemie war die Überführung von Veranstaltungen in den digitalen Raum jedoch oftmals eine zentrale Notwendigkeit zur Sicherung des Geschäftsbetriebs. Zudem bringt sie elementare Vorteile auf der Teilnehmerseite mit sich, wie Kosteneinsparung, Zeiteinsparung und Klimaneutralität.
Meetings sind Kern jeder Organisation. Eine beachtliche Menge von Zeit und Energie wird den Arbeits- und Entscheidungssitzungen gewidmet. Die meisten Menschen mögen sie jedoch nicht, viele finden sie sogar frustrierend. Spätestens seit den Maßnahmen gegen Ausbreitung der Corona-Pandemie sind virtuelle Meetings nicht nur eine Annehmlichkeit, sondern eine Notwendigkeit geworden. Es wird oft bemängelt, dass die Beziehungen unter dem virtuellen Kontakt leiden. Ist es so und muss es so sein? In diesem Beitrag werden ausgewählte Faktoren, die erfolgreiche und berührende virtuelle Meetings ermöglichen, unter Anwendung wissenschaftlicher Erkenntnisse skizziert und die Wege, wie sie erreicht werden, aufgezeigt. Virtuelle Meetings stellen zweifellos Herausforderungen dar. Sie bieten viele Vorteile und ermöglichen, gute Beziehungen auch virtuell aufzubauen – mit passendem Mindset und Methoden.
Die in Deutschland Anfang März 2020 ausgelöste, weltweite Corona-Pandemie und das damit verbundene Veranstaltungsverbot löste in der Eventbranche eine bislang ungekannte Tiefenkrise aus. Sowohl das Kundenverhalten als auch die Innovationsgeschwindigkeit der Unternehmer in der Veranstaltungsbranche wurden nachhaltig verändert. Digitalisierungsskeptiker mussten, teilweise notgedrungen, auf digitale Dienstleistungen ausweichen. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der Frage, wie die Customer Experience – also das Gäste- bzw. Kundenerlebnis während Veranstaltungen – von der Digitalisierung beeinflusst wird. Mit einem explorativen Ansatz wurden leitfadenbasierte Experteninterviews in mehreren Ländern geführt, die mit einer Inhaltsanalyse ausgewertet wurden. Der Beitrag beleuchtet die Herausforderungen, die sich aus der Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche hinsichtlich der Customer Experience ergeben, und gibt Handlungsimpulse für die Praxis. Es zeichnet sich ab, dass die fortschreitende Digitalisierung Teil des „New Normal“ ist und dass nach der Corona-Pandemie vermehrt hybride Veranstaltungen durchgeführt werden.
Online-Meetings haben den Ruf, in einigen Gesichtspunkten mit physischen Treffen nicht mithalten zu können. Gerade wenn es um Emotionen, tiefgreifenden Dialog und soziodynamische Prozesse geht, so haftet virtuellen Veranstaltungen der Makel der fehlenden Nahbarkeit an. Im folgenden Beitrag zeigt der Autor anhand eines Praxisbeispiels Stellhebel und Ideen zur Behebung dieses Mangels auf. Seine These lautet: Online-Meetings sind besser als ihr Ruf, wenn sie in folgenden Aspekten passend und umfassend gestaltet werden: Setting und Format, Medien, technische Ausstattung und Infrastruktur, Interaktion und Beteiligung sowie Führung und Moderation. Dies gelingt insbesondere, wenn Möglichkeiten der Interaktion geschaffen und die Teilnehmer aktiv dazu aufgefordert werden, sich einzubringen. Auch wenn diese Veranstaltungen vor dem Bildschirm stattfinden: Bei den Teilnehmern darf nie der Eindruck des Medienkonsums entstehen, wie sie ihn vom Fernseher kennen. Wenn die Teilnehmer die Veranstaltung selbst aktiv mitgestalten, wird sie berührend.
Fallbeispiel virtuelle tekom-Jahrestagung 2020: Herausforderungen, Umsetzung und Learnings.
Die rasante (Voll-)Digitalisierung der Veranstaltungsbranche im Messejahr 2020/21 verändert eine erfolgreiche Messe- und Veranstaltungsbranche. Teils zur Überbrückung eines aufgrund Covid-19 ausfallenden Veranstaltungszyklus, teils aber auch zur Schaffung von dauerhaften Alternativen des Austauschs werden digitale Veranstaltungen initiiert. Diese basieren auf digitalen Veranstaltungsplattformen verschiedener Architektur und Funktionalität. Videokonferenzen, Websites als Navigationsplattformen, Web-Applications, Point-and-Click Applications sowie Virtual-Reality-Plattformen werden zur geeigneten Umsetzung der verschiedenen Veranstaltungsformate sowie im Hinblick auf die Zielgruppen ausgewählt und teilweise miteinander kombiniert. Ein Überblick erleichtert die Auswahl der richtigen Softwarelösung; ein Blick auf die Strategie der Veranstalter zeigt die Chance – idealerweise verlängern Veranstaltungsplattformen die Veranstaltungen dauerhaft digital.
Dieser Beitrag schlägt die Brücke zwischen den Forschungserkenntnissen zum Thema verantwortlicher Führung und Erfahrungen bei der Arbeit im digitalen Raum. Beide Themenbereiche nehmen im Kontext gesellschaftlicher Herausforderungen und aktueller Veränderungsprozesse in Unternehmen und Gesellschaft eine herausragende Stellung ein, sind bis anhin aber noch nicht verbunden. Wir fassen zusammen, was „Responsible Leadership“ bedeutet und welche Qualitäten verantwortliches Führen braucht. Wir beschreiben im Kontext eines konkreten, computergestützten Dialogprozesses für die Südafrikanische Regierung und das in diesem Kontext entwickelte IT-Werkzeug, welche Qualitäten verantwortlicher Führung von besonderer Bedeutung für komplexe Veränderungsprozesse sind. Dadurch wird ein Weg skizziert hin zu „Digital Responsible Leadership“ im Kontext aktueller Herausforderungen in Wirtschaft und Gesellschaft – zur dialogischen Führungsverantwortung im Zeitalter der Digitalisierung.
Bei der Corona-bedingten Vervielfältigung von Online-Lehrveranstaltungen stand vielfach zunächst die Funktionalität im Vordergrund: Wie können Formate und Inhalte aus den gewohnten ko-präsenten Lehrveranstaltungen im Hörsaal in den digitalen Raum übertragen werden? Die ästhetische Dimension digitaler Lehre blieb dabei vielfach zunächst untergeordnet. Auf Basis von Erfahrungen im Masterstudium BWL an der Alanus Hochschule identifiziert dieser Beitrag ästhetisch berührende Momente in der digitalen Lehre und stellt die Prozesse und Ansätze dar, die solche Momente und damit eine umfassendere Lernerfahrung ermöglichen. Eine sorgsamere Beachtung der ästhetischen Dimension von digitaler Lehre kann nach Ansicht der Autorin auch dazu beitragen, die verbreitete „Zoom-Müdigkeit“ zu reduzieren.
Der Autor begleitet und evaluiert Bürgerbeteiligungsprozesse. Er stellt fest, dass die Teilnehmenden an Bürgerbeteiligungsveranstaltungen den Wechsel von Präsenz- auf Online-Formate meist positiv bewerten. Zudem hat sich die Zusammensetzung bei Bürgerbeteiligungsveranstaltungen erkennbar verändert. Online-Formate sprechen eine breitere Teilnehmerschaft an, haben geringere Zugangsschwellen und werden als demokratischer empfunden. Es kommt zukünftig ein größeres und ausgewogeneres Meinungsspektrum zu Wort. Beim digitalen Raum gibt es kein „hinten“ und kein „vorne“, alle können gleichermaßen gut hören. Für Präsentationen empfiehlt er veränderte Darstellungsweisen. Digitale Formate ermöglichen auch zeitversetzte Meetings und lassen damit, verbunden mit den Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz, für die Zukunft interessante Innovationen erwarten.
Wir von nextpractice nutzen seit über 20 Jahren eine eigene Software, mit der wir viele Menschen vernetzen und in gemeinsame Denk- und Austauschprozesse einbeziehen. Ob in einem vor Ort installierten Netzwerk, hybrid oder rein virtuell, eine konsequente Trennung von Person und Information ermöglicht eine echte Begegnung auf Augenhöhe, trotz oder gerade dank der Digitalisierung. Im rein inhaltsbezogenen Austausch entfalten sich Co-Kreativität und kollektive Intelligenz von Gruppen für Lösungen, die begeistern.
Tauchen Sie ein in eine Geschichte, in der ein Team dabei unterstützt wird, teaminterne Prozesse zu identifizieren und zu reflektieren. In diesem Fallbeispiel wird aufgezeigt, wie Teamentwicklung auch online funktioniert. Es werden konkrete Methoden und Übungen vorgestellt, die Online-Seminare kurzweilig und interaktiv machen. Diese können in die eigene Veranstaltung integriert werden. Der Beitrag sensibilisiert dafür, dass Online-Veranstaltungen nicht nur vor dem Bildschirm stattfinden müssen und auch die Pausen für das Gelingen digitaler Veranstaltungen genutzt werden können.
Wer Seminare, Lehre oder einfach nur Meetings durchführt/moderiert, sah sich seit März 2020 gezwungen, auf Online-Meetings umzusteigen. Schnell fand man sich in einem, teilweise ganztägig laufenden, Video-Konferenz-Marathon wieder, der oft zäh, anstrengend und mit dem Gefühl des Getrennt-Seins von anderen verbunden war. Wem das nicht so gegangen ist, der kann diesen Beitrag einfach überspringen, für alle anderen möchte ich hier Inspirationen geben, wie man Online-Trainings, -Lehre, – Konferenzen lebendiger gestalten kann und Menschen auch im Online-Raum in einen echten Kontakt bringt. Kurz zusammengefasst kann man sagen, dass psychologische Sicherheit genau dafür sorgt. Und warum Angewandte Improvisation dazu beiträgt, ist, weil der elementare Kern der Angewandten Improvisation, der spielerische Ansatz, psychologische Sicherheit schafft, egal ob im Off- oder Online-Raum.
Im Laufe der Entstehungsgeschichte neuer Technologien nahm die Entwicklungsgeschwindigkeit stetig zu. Diese wird sich zukünftig exponentiell entwickeln. Aus einer Betrachtung der Vergangenheit heraus lassen sich kommende technologische Entwicklungen nicht mehr ableiten. Dem menschlichen Gehirn ist es nicht möglich, exponentielle Vorhersagen zu treffen. Neue immersive Technologien bieten bereits zum aktuellen Zeitpunkt die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängige Veranstaltungen wie Marketing-Events, Konferenzen und Messen zu ermöglichen. Die künftige Weiterentwicklung dieser Technologien bietet enorme Chancen, Kommunikation und Austausch auf einer ganz neuen Ebene zu erleben und zu erfahren – wenn man sich dieser annimmt.
Die Basis, um Emotionen im digitalen Raum entstehen zu lassen, ist die Begegnung von Menschen. Der Raum dafür muss inszeniert werden – auch bei physischen Begegnungen, aber bei virtuellen eben noch detaillierter und zielgerichteter – und darf vor allem nicht von den Produkteigenschaften der Plattformen und Tools definiert werden. Für die Begegnung von Menschen im virtuellen Raum müssen neue Wege und Anreize erdacht werden. Diese virtuelle Begegnung ist eine andere, die aber im Moment ihres Stattfindens den gleichen Wert für die beteiligten Menschen haben kann und sollte wie die physische Begegnung. Dieser Beitrag beleuchtet, wie man Räume für Begegnung und Dialog schaffen kann, dass manchmal die analoge Welt die Qualität der digitalen Begegnung unterstützen kann und wie man sich der Herausforderung der Begegnung virtueller und physischer Teilnehmer mit Methode stellen kann.
Es ist eine Kunst, berührende virtuelle Meetings zu schaffen. Und da wir alle Künstler:innen sind, kann es uns allen gelingen. Damit sie leicht entstehen können, gibt es eine Reihe von Gelingensbedingungen, die in diesem Beitrag genannt werden in chronologischer Reihenfolge eines Prozesses: Grundannahmen, Vorbereitungen, Verlauf über Ankommen und Einstieg, dialogischer Prozess und Check-out.
Der Begriff Zwangs-Virtualisierung könnte unterstellen, dass es sich bei virtuellen (oder auch digitalen) Veranstaltungen um ein neues Format handelt. Dem ist aber nicht so, virtuelle und hybride Veranstaltungen sind schon seit mehreren Jahren ein fester Bestandteil der Eventbranche. Allerdings konnte sich der Veranstalter bisher frei entscheiden, ob er seine Veranstaltung mit Vor-Ort-Präsenz (Onsite), als Online-Veranstaltung oder in einem hybriden Format stattfinden lässt. Die aktuelle Situation aufgrund der Corona-Pandemie schränkt diese Freiheit dramatisch ein. Veranstalter und deren Dienstleister müssen verstärkt mit digitalen Event-Formaten planen, wenn sie weiterhin ihre Botschaften direkt und persönlich an ihre Zielgruppen kommunizieren möchten. Im folgenden Beitrag werden persönliche Erfahrungen und natürlich auch Learnings aus zwei zwangs-virtualisierten Veranstaltungen geteilt. Die erste Veranstaltung, eine internationale Konferenz, wurde innerhalb einer Woche zu einer virtuellen Veranstaltung umgeplant. Die zweite Veranstaltung, eine Managementkonferenz, nach Verschieben und Hoffen auf Veranstaltung mit Vor-Ort-Präsenz dann digital geplant. Die Fragestellung, was virtuelle Veranstaltungen berührend macht, fließt in die Betrachtung ein.
Der Beitrag zeigt Erfahrungen aus der Problemlöse-Arbeit durch KunstPROZESSE in Wirtschaft und Gesellschaft. Die wichtigsten Besonderheiten solcher Prozesse werden in praktischen Beispielen und persönlichen Erlebnissen geschildert. Dabei wird beleuchtet, warum solche Vorgänge in der aktuellen Situation für die Lösung dringender Herausforderungen wichtig sind und was dies für virtuelle Zusammenarbeit bedeutet. Menschliche Erlebnisse und berührende Momente spielen dabei eine besondere Rolle.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie wichtig Bürgerbeteiligung für unsere vielfältige Demokratie ist und warum Prozesse und Veranstaltungen partizipativ geplant werden sollten. Auf welche Weise wollen Bürger*innen angesprochen werden, damit sie sich an öffentlichen Fragen beteiligen. Beschrieben wird ein neues Rollenverständnis für Politik, Verwaltung und für Expert*innen. Aus Teilnehmer*innen können Teilgeber*innen werden. Beispiele zeigen, wie innovative Veranstaltungsdramaturgie zu überraschenden und breit akzeptierten Lösungen beitragen kann. Digitale Formate und Werkzeuge erweitern die Breite und Tiefe der Bürgerbeteiligung, und die wirkmächtigen Potenziale sind noch längst nicht ausgeschöpft. Wenn der Beteiligungsprozess selbst partizipativ entwickelt wird, kann hohe Ergebnis- und Erlebnisqualität erreicht werden.
Aus einem Dialog zwischen Wolfgang Himmel und Stefan Luppold wuchs eine Expeditions-Gruppe, die sich regelmäßig und später mit zusätzlichen Beiträgen von Externen zum Austausch traf. Diese virtuellen Sessions mündeten in den Versuch, mithilfe eines digitalen Tools für kollaboratives Arbeiten und einer größeren Anzahl an Mit-Gestaltern zu erforschen, wie digitale Veranstaltungen berühren können. In einem zweiten Durchgang wurden diese Erkenntnisse als Grundlage für die Entwicklung konkreter Ideen und Vorschläge verwendet. In diesem Beitrag werden sowohl die Geschichte dieser Expedition ins Unbekannte als auch alle Ergebnisse vorgestellt.
Lea Ott ist Marketing Specialist bei der objective partner AG. Durch ihr Studium der Politikwissenschaft an der Universität Mannheim und den dualen Master mit Schwerpunkt auf Medien und Marketing am DHBW CAS begeistert sie sich für den gesellschaftlichen Wandel und digitale Kommunikation – vor allem für Live Communication und die damit verbundenen neuen Möglichkeiten. Als Expertin für Brand- und Live Communication im B2B-Umfeld treibt sie aktiv die Übertragung von realen Business-Veranstaltungen in den digitalen Raum. Ihre mehrjährige Erfahrung in der Konzeption und Durchführung von Webinaren und virtuellen Meet-ups lieferten hierfür wertvolle Erkenntnisse.
Michelle Kraut absolvierte ihren Bachelor of Arts in International Business mit dem Schwerpunkt Eventmanagement an der Hochschule Fresenius in Heidelberg. Ihre Bachelorarbeit verfasste sie zum Thema “Impacts of Virtual Events on the perceived Customer Experience – An empirical study of experts´ perspectives on the digitalisation of events”. In 2021 startet sie ein Masterstudium im Bereich Live-Kommunikation.
Prof. Stefan Luppold leitet den Studiengang „BWL – Messe-, Kongress- und Eventmanagement“ an der staatlichen DHBW (Duale Hochschule Baden-Württemberg) Ravensburg. Zuvor war er zwei Jahrzehnte in internationale Projekte der Veranstaltungsbranche eingebunden. Als Herausgeber von Fachbuchreihen, als Mitherausgeber von „Praxishandbuch Kongress-, Tagungs- und Kongressmanagement“ sowie „Handbuch Messe-, Kongress- und Eventmanagement“, als Autor, Referent und Gastdozent an Hochschulen im In- und Ausland gibt er sein Wissen weiter. Stefan Luppold ist Mitglied in verschiedenen Beiräten und Leiter des Instituts für Messe-, Kongress- und Eventmanagement (IMKEM).
Die Pandemie hat uns eine steile Lernkurve hinsichtlich virtueller Veranstaltungen beschert. So werden auch die uns bekannten hybriden Konzepte neu zu interpretieren sein. Erfahrungen aus dem erzwungenen Umgang mit digitalen Veranstaltungen schaffen einen nachhaltigen Erkenntnisgewinn, ein neues Bewusstsein für Inhalte und die Allokation von Lebenszeit. Gleichzeitig ist zu diskutieren, ob wir weiterhin von real und virtuell sprechen können – oder nach einer neuen und präziseren Definition suchen müssen: Denn wir treffen uns live, so oder so, bei echten Ereignissen und mit wirklichen Erlebnissen.